Vous vous ennuyez en réunion ? Vous vous demandez pourquoi les réunions se suivent et se répètent ? Pourquoi se sont toujours les mêmes qui participent activement ? Comment donner du sens et faire jaillir la créativité de vos équipes ?
J’ai récemment été accueilli ainsi par un chef d’entreprise : « je vais bientôt partir à la retraite et je n’aurais jamais réussi à comprendre pourquoi on perd autant de temps en réunion et pourtant, on ne peut pas s’en passer. Si ça se trouve, ça vient de moi ».
On aurait certes tort de penser que tout repose sur le seul dirigeant. Toutefois, les réunions sont le reflet de l’ambiance générale de l’entreprise et de la culture de collaboration ou de compétition interne. Dans ce système aux multiples interactions qu’est une entreprise, son dirigeant en est, par définition, une pièce particulièrement importante. « Dis-moi comment se comporte ton chef, je te dirai comment se comporte son équipe ». Adage imparable.
Alors, sans attendre un départ à la retraite, voici 6 trucs que tous les chefs d’entreprise, et a fortiori tous les managers, gagneraient à considérer pour gagner en réunion des participations actives, de la créativité et un efficace mixte synergie/antagonisme propices aux avancées déterminantes.
Je vous les présente en ordre de challenge croissant, considérant que plus le changement de posture est important, plus l’engagement personnel du dirigeant sera nécessaire. Mais dans le même temps, plus les résultats seront spectaculaires.
1- Ne pas s’assoir « à la place du chef »
Difficile de résister à cela. Combien de salles de réunion sont configurées en U, comme des entonnoirs pour gaver les équipes de powerpoints, le chef occupant la position à la fois la plus confortable (au centre, bien en face, évitant les torticolis) et la plus stratégique pour guetter les réactions de chacun. Reflet de la hiérarchie, nous trouverons les supposés n°2, n°3… disposés, qui à gauche, qui à droite, du chef suprême. Difficile dans ce contexte de ne pas imaginer dans quel ordre se prend la parole.
Ce que nous aimons faire et qui marche :
- Changer de place à chaque réunion. Vous pouvez par exemple attribuer un numéro à chaque chaise et procéder à un tirage au sort au début des réunions.
- Changer la configuration de la salle. Pour les plus hardis, je vous inviterais à retirer les chaises et les tables. Essayez une réunion façon pow wow, rien qu’une fois, vous verrez les sujets et vos collègues autrement. Retirez uniquement les tables sera déjà un net changement. Quoi qu’il en soit, expérimentez le cercle ou bannissez l’agencement qui reproduit la hiérarchie, vous modifierez l’esprit de vos réunions.
- Interdire les powerpoints ? révolution garantie !
2 – Faire animer les réunions par des personnes différentes
Laisser un collaborateur prendre un rôle d’animateur, c’est certes responsabiliser un membre de l’équipe, mais c’est surtout faire la démonstration que du lest peut être lâché. En ne se mettant pas en position haute de meneur, le leader de l’entreprise laisse de l’espace et fait la démonstration de sa capacité à se mettre dans l’équipe.
Ce que nous aimons faire et qui marche :
- Faire un calendrier des animateurs.
- Former vos équipes à l’animation déléguée (1) pour enrichir les participations. En plus de l’animateur, vous pourrez compter sur l’aide d’un meta-feedbacker, d’un time keeper, ou encore d’un scribe/pousse décision.
3- Veiller à l’expression de tous
Cette vigilance est bien plus qu’une politesse ou une recherche d’équité, c’est le moyen de profiter de toutes les intelligences et toutes les sensibilités. Il est agréable d’avoir dans son équipe des boute-en-train, des personnalités fortes, promptes à exprimer leurs idées, mais elles peuvent aussi étouffer les iconoclastes, les timorés, les introvertis ou autres personnalités qui ont besoin d’un coup de pouce pour s’exprimer. Organiser des tours de parole s’apprend et enrichit durablement un collectif.
Ce que nous aimons faire et qui marche :
- Introduire de nouveaux rituels. Par exemple, faire circuler un objet ou encore un bâton de parole pour symboliser l’importance de la parole donnée.
- Faire des « tours de table » en variant les techniques. Par exemple, la technique du QRcode. C’est-à-dire, un tour de questions (tout le monde doit poser au moins une question), un tour de réponses (toutes les personnes qui sont en mesure de répondre, à une ou des questions posées, répondent), un tour « code », où on donne son code OK, KO ou *. * signifiant qu’on désire encore des éléments pour se prononcer. Vous pouvez également utiliser les « chapeaux de De Bono ». En plus de son efficacité, en agrémentant la réunion avec de vrais chapeaux de couleurs, vous gagnerez en convivialité.
4- Valoriser les opinions divergentes
Farfelues, iniques, rétrogrades… ?! C’est ainsi que vous trouvez certaines idées entendues ? Avant de les rejeter, creusez les arguments. Qu’est-ce qui peut pousser un membre de votre équipe à aller sur un terrain aussi éloigné du vôtre ? Montrez votre curiosité sincère, vous obtiendrez peut-être une illumination et, au pire, un collaborateur nourri du sentiment d’avoir été estimé. Il osera recommencer à faire valoir sa voix et donnera l’exemple à d’autres.
Ce que nous vous incitons à faire et qui marche :
- Engager chacun en les invitant à s’exprimer grâce à une question qui compte pour vous. Exemple : « je voudrais entendre des avis différents » ou encore « j’aimerais votre aide pour imaginer toutes les opinions contraires. Qu’est-ce qui pourrait se dire ?
- Plus l’idée ou l’argument vous semble délirant, félicitez sincèrement l’auteur.
5- Créer de la convivialité et sortir du cadre
C’est sans doute un des points les plus challengeants, mais pour développer la confiance, des apports débridés, créatifs, parfois géniaux, parfois à côté de la plaque, il faut créer un contexte psychologique sain et ouvert. Le langage corporel du dirigeant sera là l’ingrédient le plus important pour refléter le climat de bienveillance et de sympathie nécessaire. Être ouvert ne se décrète pas, cela se donne à vivre. Tout en conservant son style et son authenticité, s’autoriser, s’ouvrir à une ambiance conviviale se travaille. Ce n’est ni de la cosmétique, ni un forçage de nature, c’est l’expression d’un potentiel que nous avons tous.
Ce que nous aimons faire et qui marche :
- Faire un coaching. Travailler votre posture
- Prendre 5 minutes de centration avant chaque réunion. Yeux fermés, respiration profonde. Verbalisez, pour vous, votre désir de prendre plaisir à partager ce moment avec votre équipe.
6- Oser montrer ses propres faiblesses
Démonstration implacable de sa propre humanité, le dirigeant qui sait exposer ses doutes, ses incertitudes, son manque de connaissance ou qui n’hésite pas à citer ses erreurs passées, offre à tous ses collaborateurs la permission de faire de même. Si personne n’aime se planter, tout le monde apprécie la sincérité et la possibilité de ne pas jouer la comédie de la perfection. On atteindra alors le niveau supérieur de l’authenticité et de la puissance, sans artifice.
Alors, on tente ?
(1) La réunion déléguée est un processus de travail issu du développement des organisations et développé par Alain Cardon. Le but est de rendre acteur tous les participants d’une réunion en confiant à chacun un rôle particulier. Un de ces rôles étant d’être participant contributeur
